Excel Boekhouden MKB

Excel Boekhouden - factureren aan klanten

Factureren aan de klant is natuurlijk een van de belangrijkste onderdelen van uw boekhouding. Dit dient makkelijk maar wel professioneel te gebeuren. U geeft uw klant hiermee een kijkje in uw administratie. Een professionele factuur voldoet aan alle vereisten en is mooi en duidelijk tegelijk.

Het boekhoudprogramma in Excel voldoet aan al deze eisen. U dient eenmalig de klant en uw bedrijfsgegevens in te voeren en uw facturen kunnen snel en eenvoudig gemaakt worden. Doordat de klantgegevens worden bewaard, hoeft u deze niet steeds opnieuw in te voeren. Daarnaast stelt het Excel boekhoudprogramma u in staat om meer gegevens van uw klant op te slaan. U leest hier meer over in het onderdeel klantgegevens Excel boekhouden.

Onderstaand scherm geeft u een miniatuur schermweergave van het invoerscherm voor een klantfactuur.

Excel boekhouden: maken van een nieuwe factuur

Een factuur voor de klant maken is eenvoudig maar u dient rekening te houden met een aantal vereisten voor een professionele factuur. Het Excel boekhoudprogramma is zeer uitgebreid maar u kunt daarvan gebruik maken zoveel u zelf wilt. Het is mogelijk om van een klant allerlei gegevens in te voeren. Als u de klantnaam dan in bovenstaand invoerscherm selecteert worden alle gegevens voor de klant direct ingevoerd (factuuradres, etc.). Dat is natuurlijk gemakkelijk als u dezelfde klant vaker moet factureren.

Naast de klantnaam, zijn verplichte velden de betaaltermijn en factuurdatum. In de factuurlijnen onderin het scherm kunt u vervolgens de te factureren producten specificeren. Als u ook gebruik maakt van de producten module in het Excel boekhoud programma, zal voor bekende producten automatisch de omschrijving en omzetrekening (grootboek) worden ingegeven. Alles is er dus op gericht om de boekhouding efficiënt een eenvoudig te doen. Na de prijs per product, de hoeveelheid en het BTW percentage te hebben ingevoerd is de factuur klaar. Als alle benodigde gegevens zijn ingevoerd, ziet u een "duim omhoog" teken in groen naast het factuurbedrag. U kunt de factuur nu invoeren door op de knop "nieuw" te drukken.

Excel boekhouden: maken van een herhaalde factuur

Heeft u factureren die elke maand hetzelfde zijn, bijvoorbeeld bij abonnementen. Dan kunt u een herhaalde factuur ingeven. Dat gaat precies hetzelfde als bij een eenmalige factuur alleen geeft u nu het aantal herhalingen op in het veld "aantal maanden". U ziet in het veld eronder wanneer de laatste factuur wordt gemaakt. Facturen worden direct in de debiteuren administratie en het grootboek verwerkt met het Excel boekhoudpakket.

Opvragen en eventueel aanpassen van bestaande factuur

U kunt met Excel boekhouden van Firmfocus daarnaast zeer eenvoudig bestaande facturen aanpassen, kopieren of verwijderen. U klikt dan gewoon op de link "lijst klant facturen" in de Portal van het Excel boekhoudpakket. In dit rapport treft u een lijst aan van alle gemaakt facturen. Door op een factuurnummer te klikken, wordt het factuur scherm gevuld met de betreffende gegevens en kunt u deze aanpassen. Excel boekhouden met VBA functionaliteit stelt u in staat professioneel te boekhouden in de vertrouwde omgeving van Microsoft Excel.

Excel boekhouden: printen van de factuur

Het printen van een factuur gaat net zoals het opvragen van een factuur in het factuurscherm. Eerst voert u de factuur in zoals per bovenstaande beschrijving. Daarna gaat u naar de portal van het Excel boekhoudprogramma en kiest u weer voor "lijst klantfacturen" onder het menu queries. In de lijst van facturen kiest u de gewenste factuur (door te klikken op het betreffende factuurnummer in de print kolom) en de factuur wordt in de factuur template weergegeven. U kunt deze direct afdrukken of opslaan als PDF in het Excel boekhoudprogramma.

Kortom factureren is professioneel en gebruiksvriendelijk in dit pakket en u werkt direct het grootboek bij omdat de modules aan elkaar gekoppeld zijn. De factuur template in Excel is eenvoudig aan te passen. U kunt zelf Lees verder waar database velden moeten worden afgedrukt. Maar standaard zijn er al templates bijgeleverd.