Excel Boekhouden Instellingen

Instellingen Excel Boekhouden

In de module instellingen kunt u uw bedrijf opvoeren, gebruikers beheren, het rekeningstelsel aanpassen (rekeningen, categorien en sub categorien), valuta aanpassen en boeken beheren. Hieronder wordt uitgelegd hoe u dat kunt doen.

Bedrijven opvoeren in Excel boekhouden

Een van de belangrijkste stappen bij het opzetten van uw boekhouding is het opvoeren van uw bedrijf. Hiervoor gaat u naar de portal en kiest onder het kopje instellingen voor "bedrijven". U ziet dan een lijst met reeds ingevoerde bedrijven. Als u nog geen bedrijven heeft ingevoerd dan staat daar alleen een zogenaamd "dummy" bedrijf in. Als u klikt op het cijfer 1, opent een formulier met alle gegevens voor dit bedrijf. U kunt deze aanpassen met de gegevens van uw bedrijf. Vervolgens klikt u op de knop "AANPASSEN". U heeft uw bedrijf ingevoerd. Het is natuurlijk ook mogelijk om geheel nieuw bedrijf op te voeren. U klikt dan op de knop "NIEUW" boven de lijst. Al is het mogelijk om meerdere bedrijven in een bestand (lees administratie op te voeren, verdient het de aanbeveling om voor elk bedrijf een apart bestand te maken. Op die manier blijft de grootte van het bestand beperkt.

Gebruikers opvoeren Excel Boekhouden

In de portal Excel boekhouden klikt u op "gebruikers" onder het kopje instellingen. Vervolgens ziet u een lijst met alle ingevoerde gebruikers. Standaard is al een gebruiker opgevoerd met de naam "Gebruiker 1". U kunt op het cijfer 1 klikken en ziet vervolgens een formulier met de gegevens voor deze gebruiker.U kunt deze gebruiker aanpassen met de door u gewenste naam en gegevens. Indien u met meer mensen de boekhouding wilt doen, is het handig om meerdere gebruikers op te voeren. U weet dan altijd wie een bepaalde boeking heeft gedaan.

Excel boekhouden vreemde valuta

Het is met deze versie Excel boekhouden mogelijk om met vreemde valuta te werken. U dient dan de valuta op te voeren in valutabeheer. Deze treft u aan onder het kopje instellingen. Standaard zijn de meeste valuta overigens al ingevoerd bij de installatie Excel boekhouden. Bij de invoer van facturen en memorialen dient de valuta altijd te worden ingegeven. Standaard staat deze op de locale valuta van uw onderneming. Voert u een andere valuta in, dan moet u ook de geldende wisselkoers ingeven. Periodiek kunt de valuta herwaarderen met behulp van het revaluatie analyse tool onder het kopje "grootboek" op de portal.

Excel boekhouden en verschillende boeken of ledgers

Standaard is Excel boekhouden ingesteld met twee boeken of ledgers: realisatie en budget. Op die manier kunt u uw financieel plan invoeren. Het is echter mogelijk om nog een onbeperkt aantal andere boeken op te voeren. Uiteraard dient u daarbij wel rekening te houden met de systeemcapaciteit. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een ledger "forecast" of "ondernemingsplan"in te voeren. Om dat te doen kiest u voor "boeken" onder het kopje "instellingen" op de portal Excel boekhouden.

Rekeningstelsel Excel Boekhouden

Omdat elke bedrijfstak anders is en bedrijven verschillende behoeften hebben qua rekeningstelsel, is het mogelijk om het standaard rekeningstelsel aan te passen. De meest voor de hand liggende aanpassingen zijn het activeren of deactiveren van rekeningen. De categorieën kunnen het best niet worden aangepast. Aanpassingen kunnen worden gemaakt door te klikken op rekeningen, rekeningcategorieën of subrekeningcategorieën onder het kopje instellingen. Houd altijd rekening met de rapportages indien u de categorieën aanpast! In dat geval kan het namelijk ook nodig zijn om de rapportages aan te passen.